Wi Staff
Turni e timbrature con i superpoteri!
Turni, timbrature, ferie, buste paga, HACCP e checklist. Controlla, centralizza e comunica con il personale in un click.
588 € + IVA all’anno · dipendenti illimitati · niente costi nascosti
La piattaforma
Un sistema, quattro strumenti, tutti collegati.
Wi Staff sostituisce il foglio turni appeso in bacheca, i gruppi WhatsApp, le buste paga consegnate a mano e i registri HACCP di carta. Ogni persona usa lo strumento adatto al suo ruolo e tutti vedono gli stessi dati, aggiornati in tempo reale.
Prezzo di lancioTutto incluso, 588 € all’anno + IVAGestionale cloud
Per il titolare e l’ufficio. Planner turni, presenze, permessi, documenti, HACCP, report ed export per il consulente del lavoro. Funziona dal browser, anche da iPad.
App Manager
Per titolari e responsabili di sala, su iPhone e Android. Il locale in tasca: chi è in servizio, ritardi, approvazioni con un tocco, turni e documenti.
App Dipendente
Per tutto lo staff, su iPhone e Android. Timbra, vede i suoi turni, chiede ferie, riceve la busta paga, firma i documenti, compila checklist e HACCP.
Si timbra con QR
Un tablet all’ingresso del locale con un QR che cambia ogni 30 secondi. Il dipendente lo inquadra con l’app per timbrare. Si installa come un’app, a tutto schermo.
Per chi è pensato
Ristorazione
Ristoranti, pizzerie, bar, locali notturni: turni spezzati, doppi turni, chiusure dopo mezzanotte, pranzi e cene.
Gruppi multi-sede
Più locali e più società con un solo accesso. Ogni responsabile vede solo le sue sedi.
PMI con turnisti
Aziende di servizi con personale a turni, part-time o a chiamata.
Cosa cambia dal primo mese
- I turni arrivano sul telefono di tutti, con notifica e conferma di lettura.
- Ferie e permessi si chiedono e si approvano dall’app, con saldo aggiornato.
- Ritardi e uscite dimenticate li segnala il sistema, non serve discuterne.
- Registri HACCP compilati in app, con temperature, foto e non conformità.
- Le buste paga si distribuiscono da sole, una per dipendente.
- A fine mese il consulente riceve un export già pronto.
Il gestionale del personale pensato per la ristorazione
Meno carta, meno WhatsApp, meno discussioni.
I turni sul telefono di tutti
Li pubblichi e arrivano a ognuno, con notifica. E ognuno ti conferma di averli visti.
Timbrature che non si discutono
QR sul tablet all’ingresso o app con posizione. L’ora la mette il sistema, non il telefono.
HACCP e checklist in ordine
Temperature con foto, apertura e chiusura sempre complete, registro pronto per il controllo.
Timbrature
Basta un QR all’ingresso.
Ogni collaboratore timbra entrata e uscita con il QR sul tablet all’ingresso, oppure dall’app con la posizione. L’ora la mette il sistema, non il telefono: le pause sono timbrate e le ore nette si calcolano da sole.
- Ritardi, uscite dimenticate e anomalie li vede il sistema e avvisa il manager
- Niente badge da comprare o da perdere: basta il tablet all’ingresso
- Se manca la rete, la timbratura con QR viene salvata e inviata appena torna
Turni
I turni chiari per tutti.
Il planner si compila in minuti — turni preimpostati, copia della settimana, assegnazione a blocchi. Alla pubblicazione ognuno riceve la notifica e conferma dall’app; se un turno cambia, viene avvisato.
- Scambio turni tra colleghi, con l’ok del responsabile
- Ti avvisa quando un turno non rispetta riposi, pause, ore massime o preavviso
- Turni spezzati, doppi turni e “chiusura”: pensati per pranzo e cena
HACCP e checklist
Controlli e chiusure, mai a metà.
HACCP digitale a supporto del tuo piano di autocontrollo: temperature con foto, un valore fuori range fa scattare l’azione correttiva e l’avviso al responsabile. Il registro del periodo esce in PDF, pronto per il controllo. Vale anche per i centri di produzione.
- Checklist di apertura, chiusura, settimanali e mensili, con foto dove serve
- L’uscita non si timbra finché la chiusura non è completa
- I registri del giorno si chiudono da soli
Ferie, permessi e buste paga
Fine mese col consulente in un click.
Ferie e permessi si chiedono dall’app e si approvano dal telefono, con il saldo sempre aggiornato e visibile anche al dipendente. Le buste paga: carichi il PDF del consulente e ognuno riceve la sua, con notifica. Niente invii a mano.
- Ore fatte e ore da turno, fianco a fianco (la qualificazione resta al consulente)
- Assenze di ogni tipo e avvisi sui contratti a termine in scadenza
- Un export e il consulente del lavoro ha chiuso il mese
Quanto costa
588 €+ IVA all’anno
- Dipendenti illimitati
- Niente costi nascosti
- Attivo in mezza giornata
Prezzi IVA esclusa.
Come funziona
Una giornata tipo con Wi Staff.
Dalla pubblicazione dei turni alla chiusura del mese, ogni passaggio lascia una traccia ordinata e consultabile.
- 1
Il titolare pubblica i turni
Dal gestionale cloud o dall’app Manager. Ogni dipendente riceve una notifica e conferma di aver preso visione. Il sistema avvisa se un turno viola i riposi minimi o il preavviso stabilito per la sede.
- 2
Il dipendente arriva e timbra
Inquadra il QR del totem con l’app (oppure timbra con la posizione GPS, se la sede lo prevede). L’orario registrato è quello del server, non del telefono. Le checklist di apertura compaiono subito.
- 3
Il titolare vede tutto in tempo reale
Chi è in servizio, chi è in pausa, chi è in ritardo, chi è assente. I ritardi arrivano anche come notifica push sull’app Manager.
- 4
Durante il servizio
Pause registrate dall’app, temperature dei frigoriferi rilevate con foto, scambi di turno proposti tra colleghi e approvati dal titolare, richieste di ferie gestite con un tocco.
- 5
A fine turno
Il dipendente non può timbrare l’uscita finché la checklist di chiusura non è completa (se la sede lo richiede). Le timbrature dimenticate vengono chiuse e segnalate automaticamente.
- 6
A fine mese
Un clic e il consulente del lavoro ha presenze, pause, assenze, malattie con protocollo e confronto turni/timbrature. Le buste paga tornano indietro in un unico PDF, che Wi Staff divide e consegna a ciascuno.
Modulo 1
Timbrature e presenze.
Sai sempre chi c’è, da quando, e dove. Ogni sede sceglie il proprio metodo e le proprie regole.
Come si timbra
- QR dal totem, con codice che ruota ogni 30 secondi.
- GPS con area del locale (raggio configurabile su mappa), oppure QR + GPS insieme.
- Modalità «solo presenza» per chi lavora a servizi: il dipendente conferma pranzo o cena, senza contare le ore.
- Pause con inizio e fine dall’app: i minuti vengono sottratti dalle ore e riportati nell’export.
- Se la rete cade durante la lettura del QR, la timbratura viene conservata con l’orario del codice e inviata appena torna la connessione.
Controllo e tracciabilità
- Anomalie automatiche: ritardo (tolleranza per sede), entrata troppo in anticipo, presenza fuori fascia, «presente e poi assente».
- Chiusura automatica delle uscite dimenticate, con segnalazione.
- Ogni correzione manuale conserva il valore originale, chi l’ha fatta e il motivo.
- Cestino: le timbrature cancellate si recuperano per 90 giorni; nota obbligatoria attivabile per sede.
- Vista «in servizio ora», con pallino verde/rosso sull’elenco dipendenti aggiornato ogni minuto.
Modulo 1 · dettaglio
Regole per ogni sede, segnalazioni in un posto solo.
Ogni locale ha i suoi orari e le sue abitudini. Wi Staff si adatta sede per sede, e tutto ciò che esce dalle regole finisce nella pagina Anomalie, dove si risolve o si ignora con una nota.
Modulo 2
Turni: il planner che si compila in minuti.
Griglia dipendenti × giorni, colori per tipo di turno, ore nette calcolate da sole e controllo del personale minimo in apertura e chiusura.
Pianificare
- Turni tipo con nome, colore e orario, per sede e reparto; modelli di settimana riapplicabili.
- Copia settimana, Multi turno (stesso turno su tante celle) e Multi cancella; trascina e rilascia.
- Turni spezzati, doppi turni, riposo, turno di chiusura («fino a chiusura locale»).
- Viste settimanale, mensile e Pianificato vs Effettivo; schermo intero per iPad.
- Postazioni di lavoro e filtri per reparto (sala, cucina, bar, cassa).
Comunicare e rispettare le regole
- Pubblicazione con notifica push; ogni versione è registrata con data e impronta.
- Presa visione del dipendente e preavviso minimo configurabile per sede.
- Avvisi su riposo di 11 ore, riposo settimanale, pausa dopo 6 ore, ore massime e minori; in modalità rigorosa il turno viene bloccato.
- Il planner non sovrascrive ferie o malattie già approvate.
- Export PDF (con i colori dei turni), Excel, CSV, condivisione WhatsApp.
Moduli 2 e 3
Scambi di turno, ferie, permessi e malattie.
Niente più richieste a voce dimenticate: tutto passa dall’app, con approvazione del titolare e notifica in entrambe le direzioni.
Assenze
- Ferie, permessi a ore, permesso giornaliero, ROL, permesso non retribuito, L. 104, congedi, lutto.
- Malattia e infortunio come comunicazione con numero di protocollo INPS e «presa in carico» del titolare (non si approvano).
- Promemoria per l’infortunio (termine INAIL 48 ore) e per le richieste in attesa da più di 3 giorni.
- Calcolo del periodo di comporto visibile nella scheda del dipendente.
Saldi ferie e permessi
- Saldo di partenza a una data + ore che maturano a fine mese, per dipendente.
- Residuo aggiornato, ore godute e ore già programmate.
- Maturazione che si ferma alla cessazione e parte dall’assunzione.
- Impostazione massiva per tutto il personale.
- Desiderata: il dipendente indica disponibilità e preferenze, il titolare accetta o rifiuta.
- Tipi di permesso abilitati scelti sede per sede.
Modulo 4
Documenti, buste paga e firma dallo smartphone.
La bacheca aziendale in tasca a ognuno: contratti, regolamenti, attestati e buste paga arrivano in app, con prova di lettura e firma.
Buste paga in automatico
Si carica il PDF unico che arriva dal consulente: Wi Staff legge i codici fiscali, mostra l’anteprima degli abbinamenti, divide il file e consegna a ciascun dipendente la sua busta, con notifica.
Firma e presa visione
Firma elettronica semplice col dito o con conferma del nome; il PDF firmato riporta nome, data, ora, IP e impronta del documento. Il titolare sceglie dove apporre la firma guardando il PDF, e può segnare con una X i punti da confermare su qualsiasi pagina.
- Presa visione registrata all’apertura del documento.
- App Manager: buste paga per codice fiscale.
- Invio a più dipendenti e più file insieme, trascinandoli.
- Contratti con data di inizio e fine, avviso di scadenza e dei limiti dei contratti a termine.
- File privati, scaricabili solo con link temporanei protetti.
Nota. La firma integrata è una firma elettronica semplice, tracciata. Per documenti che richiedono firma avanzata o qualificata (per esempio alcuni contratti o patti) si usa la firma autografa o un provider qualificato; l’integrazione con un provider esterno è disponibile su richiesta.
Modulo 5
Checklist operative e registri HACCP.
La qualità non dipende più dalla memoria di qualcuno. Le attività di apertura, chiusura e sanificazione diventano liste guidate, con foto e temperature.
Checklist
- Liste di apertura, chiusura, settimanali, mensili o per una data precisa.
- Assegnate per sede, reparto o singola persona; foto e note obbligatorie dove servono.
- Finestra oraria di validità: ciò che non viene fatto in tempo risulta «scaduto».
- Ordine casuale e foto a campione per evitare le spunte automatiche.
- Blocco dell’uscita finché la checklist di chiusura non è completa.
Sanificazioni e temperature
- Attrezzature e aree per reparto (frigoriferi, congelatori, abbattitori, piani di lavoro).
- Temperature anche negative, con range per attrezzatura: fuori range serve un’azione correttiva.
- Nascita automatica delle non conformità, compreso il registro non compilato a fine giornata.
- Report PDF dei registri, filtrabile per data e dipendente.
- Punteggi di completamento e storico per la supervisione.
I registri digitali supportano il piano di autocontrollo dell’operatore alimentare; non sostituiscono il piano HACCP né ne certificano la conformità.
Modulo 6
Comunicazioni con conferma e registro attività.
Le comunicazioni importanti arrivano a tutti e si sa chi le ha lette. Ogni operazione dei responsabili resta scritta.
- Comunicazione importante: banner in app e conferma «Ho letto», con data, ora e impronta del testo.
- Il titolare vede chi ha confermato e chi no, e le comunicazioni non confermate restano in evidenza nell’app del dipendente.
Modulo 7
Report, export per il consulente e costi.
Fine mese in un clic. Gli export sono costruiti sul formato richiesto dai consulenti del lavoro e si scaricano dal gestionale cloud o dall’app Manager.
| Export | Cosa contiene |
|---|---|
| Presenze per il consulente | Ore timbrate, ore da turno e ore oltre turno, pause sottratte («PAUSA N MIN»), assenze, malattie con protocollo. Per i contratti a turni: turni svolti e obiettivo mensile. |
| Conciliazione turni / timbrature | Pianificato ed effettivo fianco a fianco, scostamenti in minuti, righe colorate per stato, totali per dipendente. |
| Excel mensile HR | Foglio presenze del mese con pranzo/cena per giorno, servizi pianificati, svolti, extra e mancanti, ferie e protocolli. |
| Griglia pranzi/cene | Per le sedi in modalità presenza: servizi fatti, a contratto e differenza, per dipendente e per sede. |
| Report contratti a chiamata | Settimana per settimana: chi chiamare, turni pianificati e ore rispetto al contratto, con export Excel. |
| Turni | PDF settimanale e mensile con i colori dei turni, CSV, Excel. |
| Dati del dipendente | Export dei dati personali per le richieste privacy. |
Contratti gestiti
Tempo pieno, part-time, ore mensili, a turni, a chiamata; ore settimanali, turni mensili o pranzi/cene a contratto per ogni dipendente.
Incassi e costo del personale
Con la cassa collegata: incassi, coperti, scontrino medio e ore di punta, confrontati ogni giorno con il costo del personale (verde se il margine è positivo, rosso se negativo). Compatibilità della cassa da verificare caso per caso.
Wi Staff fornisce ore rilevate, ore da turno e assenze; la qualificazione di straordinari e maggiorazioni ai fini paga resta al consulente del lavoro.
Le app
App Wi Staff per i dipendenti.
iPhone e Android. Tutto quello che serve a chi lavora in sala o in cucina, in cinque schede: Home, Turni, Checklist, HACCP, Profilo.
- Home: stato, timbratura con QR, turno di oggi, attività prioritarie.
- Timbratura con QR o GPS, pause, orario mostrato dal server.
- Turni con presa visione, scambi con i colleghi, turni dei colleghi se il locale lo consente.
- Ferie, permessi e malattie; saldo ferie personale.
- Buste paga, contratti e regolamenti; firma col dito.
- Checklist e registri HACCP con foto e temperature.
- Notifiche push, guide di aiuto in app, tema chiaro e scuro.
Attivazione semplice. Il dipendente riceve un link (via e-mail, WhatsApp o stampato), sceglie la password e trova i pulsanti diretti all’App Store e a Google Play. Accede con e-mail o numero di telefono.
Le app
App Wi Staff Manager per titolari e responsabili.
iPhone, Android e iPad. Il locale in tasca, con filtro per sede: quello che succede adesso e le decisioni da prendere, a portata di pollice.
- Vedere chi è in servizio, in pausa, in ritardo.
- Approvare o rifiutare ferie e permessi con un tocco.
- Planner turni completo: crea, modifica, copia settimana, pubblica.
- Correggere o inserire timbrature, con motivo.
- Anagrafica dipendenti, documenti e buste paga.
- Anomalie, checklist con foto, registri HACCP con PDF.
- Statistiche mensili per reparto, incassi della cassa.
- Export presenze e turni.
- Notifiche push per ritardi, richieste e anomalie, regolabili per categoria.
Perimetro per ruolo. Un responsabile di sala vede solo le sue sedi e, salvo diversa scelta del titolare, non vede costi orari, codici fiscali e buste paga. Il controllo è applicato dal server, non solo dall’app.
Organizzazione e sicurezza
Multi-sede, ruoli e protezione dei dati.
Cresci di locale in locale senza cambiare sistema. Ognuno vede solo ciò che gli serve.
Sedi, aziende e ruoli
- Filtro sede su tutta la piattaforma; dipendenti su più sedi e più reparti.
- Gruppi di aziende: più società con un solo accesso e cambio azienda dal menu.
- Ruoli Titolare, Amministratore, Manager e ruoli personalizzati: per ogni voce di menu si decide «vede / non vede».
- Scelte di privacy per sede: i dipendenti vedono o no i turni dei colleghi, il totale ore, il nome del turno.
- Archivia al posto di elimina: lo storico del dipendente cessato resta disponibile.
Sicurezza
- Dati di ogni azienda isolati, con test automatici di isolamento.
- Codice fiscale, telefono e firme cifrati nel database.
- Verifica in due passaggi (2FA) disponibile per chi usa il gestionale cloud.
- Accessi revocati automaticamente quando un dipendente viene disattivato.
- Backup giornalieri cifrati, anche fuori dal server principale.
- Documenti privati, scaricabili solo con link temporanei.
- GPS attivabile solo dopo aver registrato informativa e accordo/autorizzazione previsti; coordinate cancellate dopo 30 giorni.
Partire
Attivazione in pochi passi.
L’obiettivo è essere operativi in circa mezza giornata di lavoro Intraweb più mezza giornata del cliente, senza bisogno di uno sviluppatore.
- 1
Raccolta informazioni
Sedi, numero di dipendenti, metodo di timbratura per sede (solo QR, QR+GPS, GPS), chi sono titolari e responsabili, consulente del lavoro e formato export atteso, eventuale cassa da collegare.
- 2
Documenti
Contratto di servizio e accordo sul trattamento dei dati. Forniamo i modelli di informativa per i dipendenti e, dove serve il GPS, di accordo sindacale o istanza all’Ispettorato.
- 3
Configurazione
Creiamo l’azienda, le sedi e gli utenti responsabili; impostiamo timbrature, orari, turni tipo, checklist e registri HACCP.
- 4
Dipendenti
Importazione da un modello CSV (le righe con errori vengono evidenziate prima del caricamento) e invio dei link di attivazione. I dipendenti scaricano l’app e scelgono la password.
- 5
Totem e prova
Si apre il totem su un tablet o un PC all’ingresso (installabile a tutto schermo). Una timbratura di prova per sede, un turno pubblicato, un’assenza di prova e un export inviato al consulente per conferma del tracciato.
Guide in app
Sezione Aiuto con guide passo passo per titolari e dipendenti, cercabili.
I dati restano tuoi
A fine contratto export completo di dati, PDF firmati e foto.
In sintesi
Chi fa cosa, e dove.
| Funzione | CCloud | MApp Manager | DApp Dipendente |
|---|---|---|---|
| Timbratura QR / GPS, pause | configura | vede | sì |
| Presenze, correzioni con motivo, anomalie | sì | sì | vede le sue |
| Planner turni, pubblicazione, copia settimana | sì | sì | vede e conferma |
| Scambi di turno e desiderata | sì | sì | sì |
| Ferie, permessi, malattie, saldi | sì | sì | sì |
| Documenti, firma, presa visione | sì | sì | sì |
| Buste paga da PDF unico | sì | sì | riceve |
| Checklist e registri HACCP | sì | sì | sì |
| Comunicazioni con conferma di lettura | sì | — | riceve e conferma |
| Export per il consulente, report chiamate | sì | sì | — |
| Incassi e costo del personale (con cassa collegata) | sì | sì | — |
| Utenti, ruoli, impostazioni, registro attività | sì | in parte | — |
La scheda tecnica completa, PDF di 16 pagine
Le schermate mostrano dati dimostrativi. Funzioni e disponibilità sulle app possono variare con gli aggiornamenti; l’elenco aggiornato delle funzioni incluse è parte del contratto di servizio.
Il prossimo passo
Ti interessa Wi Staff?
Ti facciamo vedere come funziona in una dimostrazione gratuita.
Un sistema completo
Tutto il personale del tuo locale, in un’app.
Incasso e costo del personale
Incasso dalla cassa e costo del personale sullo stesso grafico, giorno per giorno. Verde o rosso, lo vedi subito.
Multi-sede fatto bene
Ogni manager vede e gestisce solo i suoi locali; costi, buste paga e dati sensibili restano al titolare.
Contratti e comunicazioni
Firma elettronica semplice e tracciata dallo smartphone; vedi chi ha ricevuto e chi ha confermato.
Scambio turni tra colleghi
Il dipendente propone, il collega accetta, il responsabile approva con un tap.
Si parte in mezza giornata
Dipendenti caricati da Excel, invito via e-mail o link, percorso guidato. Nessun consulente da pagare per l’avvio.
Sicurezza da azienda seria
Verifica in due passaggi per titolari e admin, backup giornalieri, dati separati per ogni azienda.
Una giornata con Wi Staff
Dal primo caffè alla chiusura.
07:45
Apertura
Il cuoco timbra col QR sul tablet all’ingresso. Parte la checklist di apertura: temperature dei frigo con foto.
10:30
In servizio
Il manager, dal telefono, vede chi è al lavoro. Un ritardo? Lo segnala il sistema, non il collega.
12:00
Un permesso
Un dipendente chiede un permesso dall’app. Il manager approva aspettando il caffè. Saldo ferie aggiornato.
18:00
Turni pubblicati
Il titolare pubblica i turni della settimana. Notifica a tutti, ognuno conferma di averli visti.
23:40
Chiusura
L’uscita non si timbra finché la checklist di chiusura non è completa.
Fine mese
Buste paga
Carichi il PDF del consulente: ognuno riceve la sua busta. Un export e il consulente ha tutto.
Le domande più frequenti.
Uso già WhatsApp ed Excel: perché cambiare?
Funzionano finché non devi dimostrare chi ha visto cosa. Con Wi Staff ogni turno è confermato e ogni timbratura ha l’ora del sistema, non quella del telefono.
I miei dipendenti useranno davvero un’app?
L’app fa poche cose, quelle che servono ogni giorno: timbra, turni, ferie, busta paga. Arriva un link, scelgono la password ed è fatta.
Quanto ci vuole per partire?
Carichi l’Excel dei dipendenti, mandi gli inviti e sei operativo in mezza giornata. Un percorso guidato ti dice cosa manca. Nessun consulente da pagare per l’avvio.
Ho un solo locale, va bene lo stesso?
Va benissimo per un locale solo. E il multi-sede è già lì quando aprirai il secondo: ogni manager vede solo i suoi locali, tu vedi tutto.
Il mio consulente del lavoro ha già il suo sistema.
Non deve cambiare nulla: gli mandi un export con ore fatte, assenze e scostamenti rispetto ai turni previsti. Un file e ha chiuso il mese.
E la privacy dei dipendenti?
Dati separati per ogni azienda; costi e buste paga li vede solo il titolare; malattia e infortunio gestiti con riservatezza, senza diagnosi, solo il protocollo.
Funziona anche quando manca la connessione?
Se manca la rete, la timbratura con QR viene salvata e inviata appena la connessione torna.
Per che tipo di attività è pensato?
È il gestionale del personale pensato per la ristorazione: ristoranti, pizzerie, bar, hotel, gruppi e catene multi-sede, e in generale attività con personale a turni e centri di produzione.
Vuoi vederlo dal vivo?
Un nostro consulente ti mostra Wi Staff in una dimostrazione gratuita. Ti rispondiamo in giornata.
Nessun impegno · demo gratuita · dati riservati